12 dicas para sobrar mais tempo no dia-a-dia dos produtores de eventos

Que a gente tem uma vida corrida, ah, isso é inegável! Produtores de eventos trabalham enquanto todos se divertem, porque eventos podem acontecer de manhã, à tarde, à noite, nos fins de semana. Não existe regra. Dá a sensação de que não sobra tempo para mais nada – quem aqui se identifica? Mas, com organização e disciplina, você vai ver que vai aparecer um tempo extra no seu dia para você conseguir desacelerar.

O site Event Manager Blog divulgou uma lista com essas dicas valiosas, e nós trouxemos nossa visão delas para vocês.

Dicas para sobrar mais tempo no dia-a-dia dos produtores de eventos

Fonte: Graphic Stock

Dicas para fazer sobrar um tempinho no final do dia

  1. Crie uma rotina positiva

Quem trabalha com eventos dificilmente consegue ter uma rotina. Contudo, a rotina ajuda as pessoas a terem uma vida mais organizada e produtiva. Para ficar mais fácil, tente adotar hábitos e respeitar um cronograma. Mesmo pequenas coisas, como responder e-mail durante um determinado período do dia, irá liberar mais tempo na sua agenda. Você vai ver que seu trabalho se tornará menos frenético e fluirá melhor.

  1. Comece o dia cedo

Para a grande maioria das pessoas, acordar cedo é um martírio. Mas, começar o dia cedo tem suas vantagens e o esforço vale a pena. Saindo mais cedo da cama você terá uma horinha a mais no seu dia – parece pouco, mas isso terá um forte impacto em tornar o dia mais produtivo. A dica é começar aos poucos, levantando 15 minutos mais cedo a cada semana e, ao final do mês, você já estará saindo da cama uma hora antes do que de costume. Aproveite esse tempinho logo cedo para fazer algo que gosta, como ir para a academia, escrever ou preparar um super café da manhã. Ter um começo de dia produtivo e agradável te deixará mais motivado a continuar com a nova rotina.

  1. Ajuste suas horas de trabalho

Você produz mais de manhã ou é daqueles que está com toda energia à noite? Obviamente os eventos acontecem em qualquer período do dia, mas você pode se programar para fazer a maior parte das suas tarefas no período do dia que você sabe que rende mais.

  1. Organize horas oficiais para o escritório

É normal que produtores de eventos com cargos de gerência ou mesmo proprietários da empresa tenham uma flexibilidade de horários maior. Contudo, muitas vezes isso os leva a trabalharem mais, sem hora certa para pararem. Se você se reconhece nessa situação, tente determinar horas ‘oficiais’ para trabalhar no escritório, como se tivesse mesmo que se reportar a um chefe. Nesse tempo, foque no trabalho que precisa ser feito e você verá que no fim do dia, terá mais tempo livre.

  1. Automatize tudo que puder

A automação é uma forte tendência, que já faz parte da rotina de muitas empresas. De e-mails marketing às redes sociais, para tudo hoje há uma solução de automação. Então, tire proveito disso. Analise todas as tarefas que você faz normalmente e pense quais podem ser programadas com antecedência. Assim que você automatizar algumas tarefas, elas serão feitas sem necessidade de qualquer  trabalho adicional seu.

  1. Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro consiste em pequenos momentos muito produtivos de trabalho, divididos por curtos intervalos. A ideia é se tornar mais produtivo sabendo que terá um intervalo logo mais. É ótimo também para incentivar as pessoas a saírem um pouco da mesa e se movimentarem. Há inclusive ferramentas na web que ajudam, com o Tomato Timer.

  1. Cheque os e-mails com menos frequência

É um vício checar a caixa de entrada, não é mesmo? Mesmo quando não estamos aguardando por nada especial, abrimos para ver se entrou e-mail novo. E não nos damos conta do tempo que perdemos fazendo isso. Para ser mais produtivo, tente checar os e-mails em certas horas, como no começo e no final do dia. Não é fácil, mas faça logout da sua conta no smartphone, para as notificações não te tentarem, e feche a janela no computador também. Ao checar a caixa de entrada com menos frequência, você conseguirá ser mais estratégico nas respostas. E ainda, vai ver que poderá concluir outras tarefas mais rapidamente, já que não estará parando toda hora que um e-mail chegar, perdendo todo o foco.

  1. Evite ser multitasking

Antes ser multitasking era um requisito sempre pedido em um profissional de eventos. Entretanto, quando fazemos muitas tarefas ao mesmo tempo não conseguimos nos dedicar 100% a nenhuma delas, e corre-se o risco de deixar passar despercebidos detalhes importantes. Em alguns momentos é importante ser multitalking – por exemplo, na hora que um evento está ocorrendo – mas nos trabalhos pré e pós-evento é importante saber focar em um projeto de cada vez para aumentar a qualidade e eficiência na entrega.

  1. Desconecte

Talvez esse seja um dos desafios mais difíceis dessa lista. Em um mundo tão absurdamente conectado, se desconectar requer muita força de vontade. Mas experimente fazer isso por uma ou duas horas e você verá que a concentração será mil vezes maior, principalmente em atividades que não sejam operacionais, como escrever, criar, editar, estudar. Muito mais produtividade em muito menos tempo.

  1. Contrate suporte apropriado

Por mais que tentemos dar conta de tudo, chega uma hora que precisamos de ajuda. Por isso, saber delegar e confiar no trabalho dos outros conta muito. Que tal pedir para alguém fazer aquela tarefa que você não gosta, não está com tempo ou não é tão bom? Com certeza há gente interessada em um estágio ou trabalho temporário. Tenha claro o perfil do candidato que precisa, e não tenha receio de gastar com contratações quando precisar de assistência. Verá que não será gasto, e sim investimento.

  1. Procure ajuda de voluntários

Voluntários são uma grande ajuda para produtores de eventos. Procure voluntários que possam te ajudar a realizar grandes eventos, que demandam muito tempo ou trabalho. Ter um grande grupo pode ajudar esses projetos a fluírem super bem, além de economizar tempo, energia e, claro, dinheiro.

  1. Analise seu tempo

Se você estiver com a sensação de que está difícil manter o trabalho em dia, deve ser hora de pensar em como você gasta seu dia. Será que não está perdendo muito tempo em redes sociais ou no intervalo do cafezinho? Lembrando que fazer pausas é importante, mas se perder no tempo irá atrapalhar muito a produtividade.

Um dia tem apenas 24 horas, ainda não inventaram uma máquina capaz de prolongar o dia. Entender o seu dia-a-dia e como ele pode render mais é super importante.

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