Negócios pequenos podem realizar eventos corporativos memoráveis

Se você duvidava que negócios pequenos podem realizar eventos corporativos memoráveis porque achava que apenas as grandes corporações são capazes de produzir super eventos, saiba que não é bem assim.

Independentemente do tamanho, a verdade é que eventos corporativos memoráveis não acontecem ao acaso (pelo menos em 99,99% das vezes). Há muito planejamento prévio. Seja uma conferência, workshop ou algum evento relacionado à experiência do consumidor, e seja um planejamento que você poderá executar em algumas poucas semanas ou durante um ano inteiro, o segredo de um evento memorável sempre está na atenção aos detalhes.

Negocios pequenos podem realizar eventos corporativos memoraveisFonte: I2 Produções.

Talvez o grande desafio do pequeno negócio seja sua estrutura enxuta e um budget mais limitado. Por isso os esforços na organização de um evento corporativo precisam ser bem precisos. Para ajudar nessa empreitada, veja algumas dicas de planejamento para negócios pequenos que querem realizar eventos corporativos memoráveis:

1) Defina o público-alvo do evento: é o que precisa ser feito antes de qualquer outra coisa, porque todas as demais decisões do planejamento serão reflexo disso.

2) Faça seu check-list: de preferência nos mínimos detalhes, para não correr o risco de, no meio do caminho, se dar conta que esqueceu algum item fundamental. Pense sobre a iluminação, se haverá necessidade de transporte público, estacionamento, qual será o conceito do evento, o que será servido, etc. Afinal, tudo – de bom e ruim – que acontecer no evento será atribuído ao produtor de eventos e à marca – no caso, do pequeno negócio.

3) Defina o propósito de negócio do evento: antes de começar a organizar um evento corporativo, tenha bem claro o motivo pelo qual o evento foi requisitado, porque todas as decisões posteriores devem ir de encontro com o objetivo principal que o pequeno negócio busca alcançar. Pode ser geração de leads, lançamento de um produto, fortalecimento da imagem da marca, fidelização de clientes.

4) Escolha bem a data: em grandes centros como São Paulo, checar atentamente o calendário dos principais eventos da cidade é parte importante do planejamento de um evento corporativo. É melhor não ter que concorrer com outros eventos que seu público possa querer ir também.

Datas para eventos corporativosFonte: FreePik.

5) Seja flexível com possíveis alterações no planejamento: no meio do processo, pode ser que seu evento vá mudando em alguns aspectos do que havia sido pensado originalmente. Você pode ter pensado em um determinado porte, e percebeu que seria melhor de outro jeito, ou pensado em uma certa localização, mas viu que seria melhor alterar para outro lugar. A flexibilidade é necessária e conveniente, contanto que se tome o cuidado de ter sempre em mente o objetivo final de o pequeno negócio estar realizando tal evento.

6) Conheça suas limitações: todos sabemos que o objetivo é realizar um evento memorável. Precisamos saber também que há coisas que não podemos fazer, seja por um budget limitado, falta de tempo razoável, entre outros. Se você decidir fazer um evento ao vivo em poucas semanas, procure fazer algo mais intimista. Se a opção for por um grande evento, prepare-se com bastante antecedência. Se o orçamento for pequeno, você terá que abusar muito da criatividade e colocar as mãos na massa para valer.

7) Pense estrategicamente: estratégia é tudo. Um evento memorável sempre começa com uma estratégia forte e muito bem pensada. Eventos são uma grande oportunidade para mostrar a marca, conectar-se com o público e ter feedback sobre um produto ou serviço, mas é importante saber o que você está tentando alcançar. Tenha certeza que seu planejamento e suas estratégias estejam alinhados com o objetivo que o pequeno negócio precisa atingir no final de tudo.

Eventos corporativos realizados por empresas pequenasFonte: I2 Produções.

Quer ver seu evento nos top trends do Twitter? Veja essas dicas.

Quem não gostaria de organizar um evento e ver que ele foi parar nos top trends do Twitter? Depois do trabalho duro que é fazer tudo acontecer seria um sonho ver que as pessoas estão engajadas e conversando online sobre seu evento. Uma super validação de que você e sua equipe fizeram tudo direito!

Mas fazer tudo direito é exatamente o que, você deve estar se perguntando. Sabemos como é corrida a organização de um evento e parar para pensar na melhor estratégia para ver sua hashtag nos top trends pode ser um desafio – mas que vale a pena. Então, como preparar seu evento para aumentar suas chances de ele virar um trend no Twitter?

evento-nos-top-trends-do-twitter(Foto: Close)

Para isso, selecionamos as melhores dicas que o blog Hubspot compilou sobre o assunto.

  • Tweet em tempo real

Usar a hashtag de uma marca consistentemente é uma grande maneira de se conectar com a audiência tanto antes como durante o evento. É importante mantê-la curta e fácil de lembrar – isso ajudará as pessoas a memorizar, além de liberar espaço para mais caracteres nos tweets. Essencial também é educar os convidados desde antes do evento a usarem a sua hashtag: antes do evento, envie e-mails e tweets usando a hashtag. No evento, coloque a hashtag em guardanapos, telões, camisetas, brindes, por todo lugar. Certifique-se de falar para as pessoas usarem a hashtag e a seguirem para se manterem atualizadas sobre o evento. Uma dica super útil é mostrar tweets em tempo real durante o evento para encorajar as pessoas a postarem mais, já que vão querer ver seu tweet no telão também.

  • Designe um gerente de mídias sociais

Algumas medidas devem ser tomadas antes do evento, como preparar uma lista das perguntas que o social media espera que possam aparecer, assim quem estiver monitorando a rede só precisará copiar e colar a resposta, poupando tempo e energia. Deixar criados e agendados conteúdos para serem postados também é importante para se ter mais tempo de postar tweets em tempo real, além de sobrar mais tempo para interagir com o público – nesse follow-up nunca se esqueça de incluir a hashtag do evento.

  • Use a tag de geolocalização nos seus tweets

Por que? Se você inserir a geotag nos posts, as pessoas poderão clicar na localização e encontrar fotos e vídeos do evento, possibilitando assim maior engajamento e compartilhamento. O serviço de localização está desativado por padrão no Twitter, não se esqueça de ativá-lo nas configurações. Também é legal aproveitar posts com tag de localização dos usuários e retweetar vídeos e fotos sob o ponto de vista da audiência. Quanto mais conteúdo, mais compartilhamentos e curtidas acontecerão, aumentando as chances da hashtag do evento estar entre os top trends do Twitter.

  • Crie oportunidades para boas fotos

Um estudo da Eventbrite com Mashworks revelou que as fotos compõem 78% dos posts de eventos. Portanto, capriche na decoração do seu evento, prestando atenção em detalhes que podem ser clicados com o logo da marca aparecendo.

  • Consiga o apoio de patrocinadores

A parceria com patrocinadores nas redes sociais pode ajudar na tarefa de encorajar a participação e aumentar o uso da hashtag do evento. Peça aos patrocinadores para usarem a hashtag em todos os tweets, assim tanto o patrocinador como o evento ganham maior cobertura. Para aproveitar a influência deles no Twitter, ofereça ao patrocinador um desconto para um pacote de tweets com fotos.

  • Aproveite o poder de influência dos palestrantes

Provavelmente os palestrantes do seu evento têm alguma influência. Aproveite-se disso e peça para eles fazerem duas coisas: tweetar uma foto ou vídeo do palco – uma selfie com os convidados ao fundo cabe muito bem aqui – com a hashtag do evento; e abrir uma sessão de perguntas nos últimos 10 minutos da apresentação, para as pessoas enviarem questões no Twitter usando a hashtag.

Estivemos no TrendWatching em NY :)

Pois é pessoal, estivemos em Nova Iorque! Na semana passada participamos do TrendWatching NY. A ideia era conhecer de perto as tendências do mercado e as novidades. Foi um dia de muitos insights e inspiração.

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Fundado em 2002, o TrendWatching está presente com escritórios em Londres, Nova Iorque, Cingapura e São Paulo. Os analistas da organização têm o pulso no consumismo – o TrendWatching tem como meta ajudar profissionais com visão de futuro em mais de 180 países a entenderem o novo consumidor e, consequentemente, revelar oportunidades atraentes e rentáveis. Além de receber novidade do seu network, eles ainda examinam mais de 300 fontes a procura de tendências e inovações. Também participam de mais de 50 conferências de negócios por ano para ouvir o que líderes, executivos e empreendedores têm a dizer, além dos insights que vêm através dos workshops de inovação que realizam. Dentre seus mais de 1200 clientes, espalhados em mais de 60 países, estão marcas e agências como Disney, RedBull, Google, Samsung, Natura, Coca Cola, Itaú, Air New Zealand, BBC, Leo Burnett, WMcCANN e Nestlé.

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A análise que o TrendWatching divulga contem 16 megatendências que definem o futuro dos negócios e o consumismo em geral e que forma a base do processo de pesquisa que aplicam. Cobrindo as necessidades e os desejos fundamentais dos seres humanos, bem como as principais tendências macro que afetam o ambiente dos negócios, essas ‘correntes’, grandes e lentas, permanecem importantes ano após ano, e podem ser aplicadas por regiões, indústrias e demografias. Sob essas megatendências estão mais de 100 tendências inspiradoras e em constante evolução, do tipo apresentado nas publicações que divulgam gratuitamente.

TrendWatching-NY

 

Fizemos alguns cliques de tudo que vimos de mais interessante para compartilhar com vocês e o mais importante é seguirmos com o que foi apresentado para nossos clientes e fornecedores para os próximos anos.

TrendSemNYC

 

#TrendSemNYC

TrendWatching-inovacao

Como os drones podem fazer a diferença em seus eventos

Essa maquininha aérea pode proporcionar perspectivas únicas de fotos e vídeos. E você sabe como os drones podem fazer a diferença em seus eventos? Ou ainda: você já pensou em usar drones em seus próximos eventos?

 Não faz muito tempo que os drones apareceram e eles já estão invadindo filmes, comerciais, estão sendo usados por empresas de tecnologia de várias maneiras e, aos poucos, estão se tornando objeto de desejo dos apaixonados pelas inovações high tech. Não apenas o ramo da tecnologia está fazendo o uso dos drones; segmentos variados estão aproveitando para explorar o veículo inovador para criar ações engajadoras e surpreendentes.

Enquanto ainda não existe uma legislação específica que regulamente o uso de drones no país, já há várias empresas especializadas em fazer fotos e vídeos aéreos com drones super modernos e em modelos variados – algumas se baseiam na legislação de outros países. Independente desse cenário burocrático há marcas inovando no uso de drones em suas campanhas publicitárias, eventos e outras ações. A Amazon, por exemplo, está com planos para usar drones para rastrearem os clientes para entregar encomendas aonde eles estiverem. Demais!

Já a Pepsi, no evento Wireless Festival, em Londres, usou drones para encontrar amigos perdidos. Funcionava assim: quando alguém precisava procurar um amigo o drone seguia na direção do amigo guiando o usuário. Tudo através de um aplicativo. Ponto positivo para a ideia, que salvou as pessoas de terem que trocar mensagens, marcar pontos de encontro ou fazer ligações no meio do barulho.

 

Dicas de como usar drones em eventos:

– os drones podem ser usados em exposições, conferências, festas e outros eventos.

– antes de tudo cheque se o local do evento permite o uso de drones e se sim, em qual área é permitido o uso.

– imprescindível também é checar com o fornecedor se o drone tem seguro (imagine se ele cai e machuca algum convidado do evento?)

– os drones são maquininhas que fazem um certo barulho e produzem vento. Por isso podem distrair a atenção dos convidados. Em conferências podem não ser tão apropriados, a não ser em alguns momentos do evento, como em alguma ação pontual. Já em festivais de música como no caso da Pepsi, o barulho do drone não influenciará em nada.

– a decoração aérea do evento precisa ser levada em conta para não atrapalhar a circulação dos drones.

– para sua utilização ser bem sucedida, faça um bom briefing de tudo que o drone precisará captar no evento e tenha certeza que todos os envolvidos estejam alinhados com esse planejamento.

Já ouviu falar no Sofar – Songs From a Room?

O Sofar – Songs From a Room é um movimento de música independente que reúne artistas e amantes da música em lugares secretos e fora do comum. Ficou curioso? Vamos te contar mais!

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O projeto teve início há seis anos em uma pequena sala de estar em Londres, preenchida por uma audiência seleta de verdadeiros amantes da música e três jovens artistas. A sala era do cofundador do Sofar, Rafe Offer, que, junto com os outros fundadores, estava cansado das experiências de música ao vivo sempre iguais. Resolveu com seus amigos a dar suporte a bandas e artistas independentes e realizar eventos super intimistas, em espaços itinerantes e inusitados, onde os artistas pudessem se apresentar ao vivo, apenas para convidados. Esse primeiro pequeno show começou a se espalhar, os amigos foram contando para outros amigos, que foram contando para outros amigos. Começou a dar tão certo que o Sofar foi ganhando o mundo – atualmente o projeto está presente nos cinco continentes, em mais de 80 cidades. Por ano, já acontecem mais de 500 apresentações. Cidades como Londres, Nova York, Chicago, Sydney, Paris e Beijin estão na lista.

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E agora você deve estar pensando: como eu não soube disso antes? Já existe no Brasil?

Sim, o Sofar chegou em terras tupiniquins há três anos, primeiro em São Paulo e dali para o Rio, Porto Alegre, Belo Horizonte, Brasília, Curitiba, Florianópolis, Recife, Belém, Salvador e Maceió. E desde então mais de 40 eventos musicais super intimistas já aconteceram.

E super intimistas porque a ideia é que o show aconteça na casa de alguém que se ofereça a sediar o evento. Geralmente é na sala, jardim, varanda, ou qualquer espaço que comporte mais de 50 pessoas. E quem oferece o espaço não precisa se preocupar com nada: o Sofar cuida de tudo, da música, dos convidados e inclusive da equipe de limpeza (ufa!). Entre três e circo artistas são convidados a fazer um show acústico, com sets curtos e despojados. Essa vibe misturada com gente que ama de verdade música, mais pessoas da área criativa e profissionais da indústria, proporciona uma experiência memorável para todos.

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Todos ganham: quem oferece o espaço tem a chance de promover artistas da sua cidade para uma base mais ampla – muitos dos eventos são transmitidos ao vivo para o mundo todo e frequentemente os artistas se apresentam em várias cidades participantes do Sofar. Ainda, quem se apresenta tem a chance de ser descoberto por alguém da indústria, e quem assiste, claro, tem a oportunidade de conhecer música de muito boa qualidade.

E se engana quem pensa que nos eventos só são convidados amigos. O pessoal do Sofar se dedica a cultivar uma audiência dedicada e atenta de verdadeiros amantes da música. Os eventos não são festas com música ao vivo, mas sim uma experiência interativa para pessoas que querem descobrir novidades e encontrar outros fãs de música. E respeito à música é fundamental: nada de conversas paralelas e olhadinhas no celular durante as performances.

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Bringing magic back to live music

“Trazer a mágica de volta à música ao vivo” é uma frase bastante usada no site e redes sociais do projeto e que resume bem a essência do Sofar.

Se você quiser fazer parte desse movimento se tornando um voluntário do Sofar, ou startar o projeto na sua cidade, se quiser sugerir artistas ou saber dos eventos mais próximos de você ou acompanhar as ações do projeto, é só visitar o site http://www.sofarsounds.com/ e se inscrever.

E atenção: há shows organizados para esse mês nas cidades brasileiras. Confira na agenda: http://www.sofarsounds.com/events.

Se gostou, siga também o Sofar Sounds Brasil no Facebook: https://www.facebook.com/SofarSoundsBrasil.

Nós da i2 adoramos essas ideias inovadoras, de gente criativa e cheia de inspiração!

Negócios Sociais: A Gente Acredita. E Vocês?

Hoje queremos fazer uma pausa nos artigos sobre eventos por uma causa nobre – para abordar um tema que acreditamos muito: negócios sociais, ou economia social.

Para quem já ouviu falar em negócios sociais, mas não sabe muito bem como isso funciona, a Yunus Negócios Sociais Brasil, braço da Yunus Social Business Global Initiatives, traz uma definição super simples e clara:

“Negócios Sociais são empresas que têm a única missão de solucionar um problema social, são autossustentáveis financeiramente e não distribuem dividendos.”

Negócios Sociais: A Gente Acredita. E Vocês?Fonte: Yunus Negócios Sociais Brasil

O economista e banqueiro Prof. Muhammad Yunus, de Bangladesh, é o maior nome mundial quando se trata de negócios sociais. Super premiado – ganhou inclusive o Prêmio Nobel da Paz em 2006 –, Yunus é conhecido como o ‘banqueiro dos pobres’ por ter fundado o Grameen Bank – ele criou seu próprio banco para poder oferecer pequenos empréstimos aos pobres sem as garantias e exigências dos bancos tradicionais. Com isso, o pai do microcrédito e dos negócios sociais, como é conhecido, ajudou muitas pessoas, principalmente mulheres artesãs da zona rural de Bangladesh, a começarem empreender seus negócios. Como toda ideia boa, o ideal de Yunus se espalhou para praticamente o mundo todo.

Tanto que, pertinho de nós surgiu um projeto super bacana: o Instituto Chão, na Vila Madalena em São Paulo, abriu em maio desse ano com uma proposta mais que especial: vender produtos orgânicos e artesanais pelos preços do produtor. Isso mesmo, o empreendimento não visa o lucro, seus fundadores acreditam na economia social como uma forma de fomentar a autonomia, o cooperativismo, o comércio justo e o consumo consciente. E se você está se perguntando como eles se mantêm, a solução está nos frequentadores do local – uma mercearia e um café – que podem doar livremente qualquer valor no momento da compra, ou contribuir com um valor fixo mensalmente. Acima do caixa, um quadro com todas as despesas e arrecadações do instituto mostra que a transparência ali é um valor fundamental.

E vocês, conhecem mais gente empreendendo negócios sociais? Acredita que a economia social pode de fato estabelecer uma nova relação socioeconômica? Nós acreditamos fortemente nessa ideia e estamos ansiosos para ver mais negócios sociais nascendo!

Faça seus convidados colocarem a mão na massa

Faça seus convidados colocarem a mão na massa no seu próximo evento corporativo e eles ainda vão ficar felizes por isso!

Mas como assim? O produtor de eventos vai fazer os convidados trabalharem e eles vão gostar? Pois essa é uma grande forma de fazer com que as pessoas tenham uma participação realmente ativa em um evento, e interajam e vivenciem a experiência a fundo. Mas na verdade não é bem trabalho, está mais para diversão e entretenimento. A ideia é criar eventos onde os convidados possam, de alguma maneira, experimentar os produtos da marca realizadora ou patrocinadora do evento. Com uma pitada de criatividade é possível criar eventos corporativos super interessantes, tanto para as marcas envolvidas como para os convidados.

Faça seus convidados colocarem a mão na massaFonte: Bizbash

Por exemplo: uma marca de eletrodomésticos deseja lançar para a imprensa um novo produto de cozinha em um evento corporativo. Como tirar esse evento do lugar comum? Para tornar a ocasião muito mais dinâmica e fazer com que o evento tenha uma boa penetração na mídia, o produtor de eventos pode organizar um pequeno desafio: separar os jornalistas em grupos e criar uma competição em que eles precisarão criar receitas simples usando o novo eletrodoméstico. No final do evento, nada melhor do que premiar os vencedores com o produto que está sendo lançado.

Diversão garantida e chances enormes de boas críticas em sites, blogs e revistas.

As experiências personalizadas são uma tendência crescente no mercado de eventos. Os convidados não são mais coadjuvantes: transformados em chefs de cozinha ou barmen eles agora têm a oportunidade de criar suas próprias receitas e drinks. Essa experiência prazerosa vai imprimir neles uma imagem muito positiva sobre a marca envolvida.

Faça seus convidados colocarem a mão na massaFonte: Bizbash

Mas isso só vale para marcas alimentícias ou relacionadas? Certamente não. A Samsung realizou um evento em seu estúdio pop-up em Los Angeles que levou os convidados a uma experiência culinária junto com um chef convidado. Com a cozinha e os balcões dos participantes equipados com aparelhos da marca, os convidados receberam emprestado um Galaxy S6 para registrar a experiência. Depois do evento, foram presenteados com um livro personalizado com as receitas que ajudaram a preparar e que continha também as fotos tiradas.

Faça seus convidados colocarem a mão na massaFonte: Bizbash

Uma boa ideia para marcas de bebidas que também queiram propiciar grandes experiências a seu público é patrocinar eventos que possibilitem esse tipo de experiência personalizada. Ganha o patrocinador, o patrocinado e o produtor de eventos.

Faça seus convidados colocarem a mão na massaFonte: Bizbash

A experiência pessoal com a marca é o que seus convidados levarão na bagagem após um evento corporativo desse tipo.

A grana está curta? Seu evento pode sair do papel através do crowdfunding

Antes de decidir colocar na gaveta seu tão sonhado projeto de evento, pense se já explorou todas as oportunidades. Se o problema é que a grana está curta, saiba que seu evento pode sair do papel através do crowdfunding.

O crowdfunding, ou financiamento coletivo, nasceu do empreendedorismo coletivo – um projeto, seja ele de que área for, tem muito mais chances de acontecer quando as pessoas se unem para fazê-lo se tornar realidade. E como isso? Simples: através de doações de pessoas ou grupos interessados em que tal projeto saia do papel. É a união da coletividade por uma causa comum. O conceito é antigo, mas a forma como hoje o crowdfunding se dá, essa sim é relativamente nova. E simples. E prática. E melhor, com baixo risco financeiro tanto para quem teve a ideia como para quem estiver contribuindo.

Qualquer tipo de projeto pode tentar um financiamento via crowdfunding. E aí, claro, entram também os eventos. Por exemplo, se você quer produzir um show com uma banda, mas não tem budget suficiente para a contratação dos músicos ou a busca de uma empresa patrocinadora está travando o processo, o crowdfunding pode ser uma ótima solução.

Quer saber por onde começar?

Crowdfunding

Como usar o crowdfunding para realizar seu evento

  1. Defina o seu projeto de evento fazendo um orçamento detalhado de tudo. Desse montante, veja qual percentagem precisará ser captada.
  2. Uma boa ideia não é nada se as pessoas não souberem que ela existe. Divulgação é fundamental. Escolha dentre as plataformas de crowdfunding disponíveis hoje no mercado e coloque seu projeto de evento lá. Tudo é feito pela internet, sem complicações. O Catarse é uma plataforma brasileira que já ajudou a financiar mais de 1800 projetos e já movimentou R$31 milhões em doações. O Kickstarter é uma plataforma internacional muito forte e popular na maioria dos países. Só em 2014, mais de 22 mil projetos foram financiados por ele. Com o projeto no ar, divulgue o link em blogs e redes sociais e onde mais sua rede de contatos estiver.
  3. Aqueles que contribuírem com certeza o farão por alguma identificação com o evento que você quer realizar. Você pode querer trazer uma banda para seu evento e as pessoas do fã clube dessa banda podem ser aquelas que poderão doar algumas cotas. O risco financeiro é praticamente inexistente, já que as plataformas não cobram para que um projeto seja divulgado e, somente se a meta for alcançada ou ultrapassada, elas (as plataformas) ficam com uma percentagem pequena. Caso não seja atingida a meta, o valor é devolvido para quem colaborou. Para a proposta ficar mais atrativa, são oferecidas recompensas de acordo com os valores doados. Pode ser um ingresso para o evento que você pretende produzir, uma amostra de algum produto que será lançado no seu evento, etc. Quanto maior o valor, maior deve ser a recompensa.

Durante todo o processo, inclusive após a arrecadação, ter uma relação transparente com seus investidores faz toda a diferença. Deixe que eles saibam como está sendo usada a verba em cada etapa da produção do evento. Isso vai gerar confiança e segurança, inclusive para o financiamento de projetos futuros.

Como fazer seu próximo evento corporativo inspirado nos Jogos Olímpicos

Que tal fazer seu próximo evento corporativo inspirado nos Jogos Olímpicos? Com a aproximação dos Jogos Rio 2016, e toda a agitação em torno desse evento de relevância internacional, as empresas podem embarcar nessa onda e proporcionar a seus funcionários eventos que remetam à competitividade, espírito de equipe, perseverança, coragem, e tudo mais que gira em torno dos esportes. Afinal, todas essas características têm tudo a ver com o clima corporativo, não é mesmo?

Eventos inspirados nos Jogos Olímpicos
Foto: Bizbash

Dicas para organizar um evento corporativo inspirado nos Jogos Olímpicos

  • Que tal organizar um evento esportivo entre os funcionários? Pode ser um evento contemplando alguma modalidade que faça parte dos Jogos Olímpicos, com o objetivo de integração entre pessoas de diferentes áreas, ou até mesmo com foco em metas, com um tom motivacional, fazendo referência, por exemplo, a alguma campanha de metas que esteja rolando na empresa – como uma campanha de metas de vendas. Se não houver muito espaço disponível para a organização de um evento esportivo, ou se o orçamento estiver limitado, ainda sim é possível organizar o evento – você pode considerar modalidades que não requeiram muitas necessidades, como o tênis de mesa.
  • Você também pode organizar um evento esportivo para incentivar um estilo de vida mais saudável entre os funcionários, mostrando que a sua organização se preocupa com o bem estar de todos. Com espaços para práticas esportivas, o evento pode reafirmar a importância de uma vida menos sedentária – até porque, pessoas com mais saúde têm mais disposição e energia e consequentemente rendem mais. Não só a empresa sai ganhando, como cada indivíduo em sua vida pessoal.
  • Outra ideia é trazer a temática esportiva para seu evento corporativo. Num coquetel os garçons podem ficar uniformizados como juízes de futebol, o espaço pode ser decorado com camisetas de times, bandeiras, bolas, estampando a marca da empresa ou do patrocinador, você pode colocar uma cabine fotográfica com os convidados pousando como se fossem atletas, ou trazer artistas performáticos para representar alguma modalidade. Enfim, basta a usar a criatividade!

Eventos inspirados nos Jogos Olímpicos
Foto: Bizbash

Apesar de termos tido por aqui a Copa do Mundo em 2014 e estarmos para sediar os Jogos Olímpicos de 2016, não é sempre que temos a oportunidade de vivenciar esses grandes eventos esportivos tão de perto. Por isso essa é uma ótima oportunidade para explorar a temática e produzir eventos esportivos (ou inspirados nos jogos) de arrasar!

Especialistas dão dicas de como planejar um evento livre de obstáculos

Qualquer produtor de eventos sabe que organizar um evento é sempre um verdadeiro empreendimento, independente do seu porte. Há muito com o que se preocupar, do fechamento da data, passando pelo RSVP, até a seleção do serviço de catering. Nesse processo todo, muita coisa pode dar errado. Mas, para tornar seu próximo projeto o melhor possível, especialistas dão seis dicas de como planejar um evento livre de obstáculos.

Planejando um evento de sucesso

Dicas de produtores de eventos e especialistas da área para que sua execução seja simplesmente excelente

  • Use a tecnologia para ganhar agilidade

Lindsay Weiss é diretora de produção da agência de marketing MKG, uma empresa que trabalha com marcas criando experiências e eventos inovadores para se conectar com o público. Ela listou as ferramentas preferidas da agência para o planejamento de eventos:

- Bubb.li: o app tira fotos esféricas (“bubbles”), por isso é possível reproduzir todo o cenário – muito útil, por exemplo, em uma visita técnica – incluindo som.
Dark Sky: com tanto assunto para resolver, o clima é um daqueles itens que independe do nosso controle. Mas com um aplicativo de tempo que funciona como sua estação meteorológica pessoal, permitindo ver uma análise detalhada das condições atuais, incluindo a velocidade e direção do vento, umidade, pressão e visibilidade, com direito a atualizações minuto-a-minuto, a vida do produtor de eventos fica muito mais fácil.
Spotify: se o budget do cliente não consegue absorver a contratação de um grande DJ ou uma apresentação ao vivo, com esse app o produtor de eventos pode organizar playlists específicas para o grande dia. E, como plus, que tal compartilhar a playlist com os convidados, como forma de agradecimento pela participação, e de quebra ainda estender a vida útil do evento?
TINT: um app para engajar audiências. Esse é o papel desse aplicativo, que pode ajudar a divulgar nas redes sociais eventos, conferências e campanhas de marketing, e até mesmo fazer transmissões ao vivo.
Event Farm: ótima ferramenta para o envio de convites customizados, cadastro em eventos e check-ins, e até mesmo para venda de ingressos.
Google Maps: já pensou em usar o Google Maps para se familiarizar com os arredores do local do evento? Assim o produtor de eventos pode saber onde fica a papelaria mais próxima, a farmácia, os restaurantes e bares.

  • Comunicação é fundamental

A comunicação entre os envolvidos na organização de um evento é fundamental para que tudo corra bem. Kate Mider, gerente de contas da C3 Presents, comentou que fazem reuniões semanais para se certificar de que todos os departamentos – da criação e marketing ao operacional – estão alinhados. Ao organizar um evento, há sempre a chance de fatores inesperados surgirem, mas se todos se comunicarem com antecedência será mais fácil se adaptar e lidar com qualquer situação.

  • Crie propriedades

Richard Aaron, presidente do BizBash, tem muita sabedoria para transmitir sobre planejamento de eventos. Ele lembra a importância de se estruturar eventos de forma que designem propriedade. “Há seis zonas para eventos em Nova Iorque e a pessoa responsável deve possuir tudo nessa área – cada fornecedor dessa zona, cada relacionamento de um patrocinador”, ele diz.

  • Incorpore as mídias sociais e facilite o compartilhamento

Emily Gannett, co-fundadora e presidente da IRL Productions, recomenda tornar o compartilhamento simples: “inclua o Twitter, hashtags e informações sobre as outras redes sociais no convite; adicione-os nos menus dos bares, nos guardanapos das bebidas (impressos com a marca do cliente) e na cabine de fotos instantâneas. Deixe que os convidados saibam como podem compartilhar, onde estão e o que estão fazendo.”

  • Espere – e planeje para – o inesperado

Por mais que um evento esteja sendo bem organizado, o inesperado sempre pode acontecer. Considere os seguintes conselhos para lidar com as mais diversas variáveis:

- Temperatura local: para Gannett, “ao escolher um espaço, não se esqueça de perguntar sobre a temperatura. Espaços de festa são diferentes com centenas de pessoas dentro; sempre perguntamos se os espaços ficam quentes demais e, se sim, alugamos ventilador ou aparelhos de ar-condicionado adicionais”.
– Tempo: ela também recomenda organizar tudo com tempo extra, para todos os processos de entrega.
– Clima: ela diz “seja providenciando aquecedores para um evento ao ar livre com chances de esfriar, ou aparelhos de ar-condicionado industriais, no caso de um dia muito quente, ou só por tranquilidade requisitar uma quantia de guarda-chuvas para o caso de chover, é bom ver que todos os detalhes foram pensados”.
– Budget: Weiss recomenda manter um fundo de emergência.

  • Faça conexões significativas e trate bem as pessoas

O conselho principal de Aaron para produtores de eventos é: “trate as pessoas bem, mesmo quando as coisas derem erradas”. A gentileza é essencial para que as pessoas queiram fazer tudo por você.

Maneesh Goyal, fundador e presidente da MKG e Live In The Grey, reforça a importância de se construir conexões reais para o bem do evento. “Do pessoal da limpeza às celebridades, e todos no meio, sabemos que as conexões têm valor inestimável”. Não basta ter os contatos das pessoas na agenda do telefone – é preciso “sabermos o que cada um está fazendo. Sabermos que em caso de emergência, poderemos falar com quaisquer dessas pessoas (e fornecedores), e eles trabalharão ao nosso lado para resolver o nosso problema”.

 

Esperamos que essas dicas de como planejar um evento livre de obstáculos possam te ajudar no seu próximo desafio.

A i2 Produções é uma empresa especializada em planejamento e organização de eventos.

*Baseado em artigo do Mashable.