Dicas de como economizar no orçamento do seu evento corporativo

Anteriormente já demos dicas bastante eficazes de como gastar menos na produção de um evento corporativo. Contudo, em épocas em que todos estão de olho na economia e tentando poupar onde for possível, nunca é demais dar mais dicas, certo? E além de tudo, o cliente sempre vai ficar mais feliz com um budget mais baixo – e o que queremos é ver nossos clientes felizes! Pensando em tudo isso, no cenário econômico e no cliente feliz :), resolvemos trazer mais algumas dicas de como economizar no orçamento de um evento corporativo.Controle de finanças para o seu evento

Veja 5 dicas de como gastar menos na produção de um evento corporativo

1. Planeje o evento em datas menos concorridas

O produtor de eventos tem chances de conseguir melhores negociações, principalmente com espaços, quando planeja o evento para datas menos populares ou fora da alta temporada. Claro, contanto que essa flexibilidade de agenda seja possível e não vire um inconveniente para os convidados do evento. Se precisar reservar acomodação, as tarifas podem ser mais baratas em dias de semana, se for uma cidade turística, ou em fins de semana, se for uma cidade mais voltada ao turismo de negócios, como é o caso de São Paulo. É super válido considerar esses fatores ao planejar um evento corporativo.

2. Economize no serviço de catering

Dá sim para economizar no quesito comidas e bebidas. Por exemplo, ao invés de contratar um número maior de garçons para servir em uma recepção, organize algumas estações com comidas e deixe os convidados se servirem livremente. No lugar do serviço empratado, opte por um buffet. Tente pensar fora do convencional quando for escolher o menu também: considere os food trucks – e, por que não as food bikes, super na moda ultimamente em eventos corporativos? Inclusive já falamos delas aqui.

3. Cuidado com brindes inúteis

Será que o convidado vai mesmo usar mais uma caneta com logo da empresa, ou melhor, será que esse  vai ser um brinde que efetivamente vai ficar na memória do convidado e fazer ele procurar sua empresa depois? A escolha do brinde pode até parecer algo supérfluo, mas o brinde tem sim uma função no evento corporativo, por isso precisa ser escolhido estrategicamente para não se tornar um desperdício de investimento. Pergunte-se: ‘eu ficaria empolgado se ganhasse esse tal brinde em um evento?’. Se a resposta for não, melhor não considerá-lo para o evento corporativo que você está organizando.

4. Procure apoiadores e patrocinadores

Patrocinadores são de grande ajuda, principalmente em eventos corporativos de larga escala. Os apoiadores também, porque mesmo que não deem suporte financeiro, eles podem oferecer serviços da sua área aos convidados, ou mesmo brindes. Em troca, faça uma lista de benefícios e vantagens em visibilidade que eles podem ganhar, como exposição do logo no local do evento, nos convites, e-mails marketing, site, bem como um agradecimento formal antes da apresentação de algum palestrante.

5. Tenha controle sobre os gastos

Muitas despesas extras podem aparecer no meio da organização de um evento. Por isso é importante ficar de olho para seguir ao máximo o orçamento planejado inicialmente, e não ter surpresas desagradáveis depois. Confira se os contratos com os fornecedores estão de acordo com o conversado, cheque as notas que forem chegando, e não pague por aquilo que não foi acordado.

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