Especialistas dão dicas de como planejar um evento livre de obstáculos

Qualquer produtor de eventos sabe que organizar um evento é sempre um verdadeiro empreendimento, independente do seu porte. Há muito com o que se preocupar, do fechamento da data, passando pelo RSVP, até a seleção do serviço de catering. Nesse processo todo, muita coisa pode dar errado. Mas, para tornar seu próximo projeto o melhor possível, especialistas dão seis dicas de como planejar um evento livre de obstáculos.

Planejando um evento de sucesso

Dicas de produtores de eventos e especialistas da área para que sua execução seja simplesmente excelente

  • Use a tecnologia para ganhar agilidade

Lindsay Weiss é diretora de produção da agência de marketing MKG, uma empresa que trabalha com marcas criando experiências e eventos inovadores para se conectar com o público. Ela listou as ferramentas preferidas da agência para o planejamento de eventos:

- Bubb.li: o app tira fotos esféricas (“bubbles”), por isso é possível reproduzir todo o cenário – muito útil, por exemplo, em uma visita técnica – incluindo som.
Dark Sky: com tanto assunto para resolver, o clima é um daqueles itens que independe do nosso controle. Mas com um aplicativo de tempo que funciona como sua estação meteorológica pessoal, permitindo ver uma análise detalhada das condições atuais, incluindo a velocidade e direção do vento, umidade, pressão e visibilidade, com direito a atualizações minuto-a-minuto, a vida do produtor de eventos fica muito mais fácil.
Spotify: se o budget do cliente não consegue absorver a contratação de um grande DJ ou uma apresentação ao vivo, com esse app o produtor de eventos pode organizar playlists específicas para o grande dia. E, como plus, que tal compartilhar a playlist com os convidados, como forma de agradecimento pela participação, e de quebra ainda estender a vida útil do evento?
TINT: um app para engajar audiências. Esse é o papel desse aplicativo, que pode ajudar a divulgar nas redes sociais eventos, conferências e campanhas de marketing, e até mesmo fazer transmissões ao vivo.
Event Farm: ótima ferramenta para o envio de convites customizados, cadastro em eventos e check-ins, e até mesmo para venda de ingressos.
Google Maps: já pensou em usar o Google Maps para se familiarizar com os arredores do local do evento? Assim o produtor de eventos pode saber onde fica a papelaria mais próxima, a farmácia, os restaurantes e bares.

  • Comunicação é fundamental

A comunicação entre os envolvidos na organização de um evento é fundamental para que tudo corra bem. Kate Mider, gerente de contas da C3 Presents, comentou que fazem reuniões semanais para se certificar de que todos os departamentos – da criação e marketing ao operacional – estão alinhados. Ao organizar um evento, há sempre a chance de fatores inesperados surgirem, mas se todos se comunicarem com antecedência será mais fácil se adaptar e lidar com qualquer situação.

  • Crie propriedades

Richard Aaron, presidente do BizBash, tem muita sabedoria para transmitir sobre planejamento de eventos. Ele lembra a importância de se estruturar eventos de forma que designem propriedade. “Há seis zonas para eventos em Nova Iorque e a pessoa responsável deve possuir tudo nessa área – cada fornecedor dessa zona, cada relacionamento de um patrocinador”, ele diz.

  • Incorpore as mídias sociais e facilite o compartilhamento

Emily Gannett, co-fundadora e presidente da IRL Productions, recomenda tornar o compartilhamento simples: “inclua o Twitter, hashtags e informações sobre as outras redes sociais no convite; adicione-os nos menus dos bares, nos guardanapos das bebidas (impressos com a marca do cliente) e na cabine de fotos instantâneas. Deixe que os convidados saibam como podem compartilhar, onde estão e o que estão fazendo.”

  • Espere – e planeje para – o inesperado

Por mais que um evento esteja sendo bem organizado, o inesperado sempre pode acontecer. Considere os seguintes conselhos para lidar com as mais diversas variáveis:

- Temperatura local: para Gannett, “ao escolher um espaço, não se esqueça de perguntar sobre a temperatura. Espaços de festa são diferentes com centenas de pessoas dentro; sempre perguntamos se os espaços ficam quentes demais e, se sim, alugamos ventilador ou aparelhos de ar-condicionado adicionais”.
– Tempo: ela também recomenda organizar tudo com tempo extra, para todos os processos de entrega.
– Clima: ela diz “seja providenciando aquecedores para um evento ao ar livre com chances de esfriar, ou aparelhos de ar-condicionado industriais, no caso de um dia muito quente, ou só por tranquilidade requisitar uma quantia de guarda-chuvas para o caso de chover, é bom ver que todos os detalhes foram pensados”.
– Budget: Weiss recomenda manter um fundo de emergência.

  • Faça conexões significativas e trate bem as pessoas

O conselho principal de Aaron para produtores de eventos é: “trate as pessoas bem, mesmo quando as coisas derem erradas”. A gentileza é essencial para que as pessoas queiram fazer tudo por você.

Maneesh Goyal, fundador e presidente da MKG e Live In The Grey, reforça a importância de se construir conexões reais para o bem do evento. “Do pessoal da limpeza às celebridades, e todos no meio, sabemos que as conexões têm valor inestimável”. Não basta ter os contatos das pessoas na agenda do telefone – é preciso “sabermos o que cada um está fazendo. Sabermos que em caso de emergência, poderemos falar com quaisquer dessas pessoas (e fornecedores), e eles trabalharão ao nosso lado para resolver o nosso problema”.

 

Esperamos que essas dicas de como planejar um evento livre de obstáculos possam te ajudar no seu próximo desafio.

A i2 Produções é uma empresa especializada em planejamento e organização de eventos.

*Baseado em artigo do Mashable.

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