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O incrível mercado de feiras e eventos de São Paulo

Não é de hoje e não é à toa que São Paulo é conhecida como o centro de turismo de negócios do país. Não é de se estranhar, portanto, que grande parte desses turistas que chega à capital paulista venha não só para fazer reuniões, como também – e muito – para participar de feiras e eventos. Afinal, mesmo com um crescimento no turismo de lazer, o setor de eventos continua firme e forte na posição de principal impulsionador do turismo na cidade.

São Paulo recebeu 15,44 milhões de visitantes no ano passado, um número já 3,76% maior que em 2016. Destes, 12,69 milhões foram visitantes domésticos e, 2,75 milhões, estrangeiros (dados do Observatório de Turismo e Eventos da SPTuris e do Visite São Paulo).

Uma parte significativa desses turistas pode muito bem ter estado em um dos 1.963 eventos que a cidade sedeou em 2017 (esse foi o número de eventos cadastrados no Visite São Paulo). Esses eventos atraíram 24,7 milhões de pessoas em feiras, congressos, simpósios, festivais, etc.

Quer mais? Segundo a Abeoc – Associação Brasileira de Empresas de Eventos, o setor de Turismo, Eventos e Hospedagens já era a segunda economia mais importante para o Brasil em 2017, perdendo apenas para o agronegócio.

Conferências de medicina, ciências e tecnologia e comunicação (nessa ordem) foram os segmentos líderes em quantidade na cidade de São Paulo no ano passado.

A i2 participa de tudo isso de perto

Fazer eventos é uma de nossas grandes especialidades.

Aliás, em julho, entregamos um estande na ForMóbile 2018 que, cá entre nós, nos deu muito orgulho. O espaço, de 150m², foi concebido para abrigar um de nossos clientes, a Overseas, e mais quatro empresas, por isso precisou ser moderno e funcional, para harmonizar bem com todas as marcas.

O incrível mercado de feiras e eventos de São Paulo

Produção de Eventos

Produção de eventos

Quer ver seu evento nos top trends do Twitter? Veja essas dicas.

Quem não gostaria de organizar um evento e ver que ele foi parar nos top trends do Twitter? Depois do trabalho duro que é fazer tudo acontecer seria um sonho ver que as pessoas estão engajadas e conversando online sobre seu evento. Uma super validação de que você e sua equipe fizeram tudo direito!

Mas fazer tudo direito é exatamente o que, você deve estar se perguntando. Sabemos como é corrida a organização de um evento e parar para pensar na melhor estratégia para ver sua hashtag nos top trends pode ser um desafio – mas que vale a pena. Então, como preparar seu evento para aumentar suas chances de ele virar um trend no Twitter?

evento-nos-top-trends-do-twitter(Foto: Close)

Para isso, selecionamos as melhores dicas que o blog Hubspot compilou sobre o assunto.

  • Tweet em tempo real

Usar a hashtag de uma marca consistentemente é uma grande maneira de se conectar com a audiência tanto antes como durante o evento. É importante mantê-la curta e fácil de lembrar – isso ajudará as pessoas a memorizar, além de liberar espaço para mais caracteres nos tweets. Essencial também é educar os convidados desde antes do evento a usarem a sua hashtag: antes do evento, envie e-mails e tweets usando a hashtag. No evento, coloque a hashtag em guardanapos, telões, camisetas, brindes, por todo lugar. Certifique-se de falar para as pessoas usarem a hashtag e a seguirem para se manterem atualizadas sobre o evento. Uma dica super útil é mostrar tweets em tempo real durante o evento para encorajar as pessoas a postarem mais, já que vão querer ver seu tweet no telão também.

  • Designe um gerente de mídias sociais

Algumas medidas devem ser tomadas antes do evento, como preparar uma lista das perguntas que o social media espera que possam aparecer, assim quem estiver monitorando a rede só precisará copiar e colar a resposta, poupando tempo e energia. Deixar criados e agendados conteúdos para serem postados também é importante para se ter mais tempo de postar tweets em tempo real, além de sobrar mais tempo para interagir com o público – nesse follow-up nunca se esqueça de incluir a hashtag do evento.

  • Use a tag de geolocalização nos seus tweets

Por que? Se você inserir a geotag nos posts, as pessoas poderão clicar na localização e encontrar fotos e vídeos do evento, possibilitando assim maior engajamento e compartilhamento. O serviço de localização está desativado por padrão no Twitter, não se esqueça de ativá-lo nas configurações. Também é legal aproveitar posts com tag de localização dos usuários e retweetar vídeos e fotos sob o ponto de vista da audiência. Quanto mais conteúdo, mais compartilhamentos e curtidas acontecerão, aumentando as chances da hashtag do evento estar entre os top trends do Twitter.

  • Crie oportunidades para boas fotos

Um estudo da Eventbrite com Mashworks revelou que as fotos compõem 78% dos posts de eventos. Portanto, capriche na decoração do seu evento, prestando atenção em detalhes que podem ser clicados com o logo da marca aparecendo.

  • Consiga o apoio de patrocinadores

A parceria com patrocinadores nas redes sociais pode ajudar na tarefa de encorajar a participação e aumentar o uso da hashtag do evento. Peça aos patrocinadores para usarem a hashtag em todos os tweets, assim tanto o patrocinador como o evento ganham maior cobertura. Para aproveitar a influência deles no Twitter, ofereça ao patrocinador um desconto para um pacote de tweets com fotos.

  • Aproveite o poder de influência dos palestrantes

Provavelmente os palestrantes do seu evento têm alguma influência. Aproveite-se disso e peça para eles fazerem duas coisas: tweetar uma foto ou vídeo do palco – uma selfie com os convidados ao fundo cabe muito bem aqui – com a hashtag do evento; e abrir uma sessão de perguntas nos últimos 10 minutos da apresentação, para as pessoas enviarem questões no Twitter usando a hashtag.

Novas regras de etiqueta dos eventos corporativos

Você conhece as novas regras de etiquetas dos eventos corporativos? Porque, convenhamos, os tempos mudaram. Só o que não mudou é saber se comportar bem em qualquer ocasião – em eventos corporativos então, nem se fala!

Jogar Candy Crush em eventos corporativos, definitivamente, não é legal.

Novas regras de etiqueta dos eventos corporativos

Claro, algumas regras não mudam nunca, como respeitar horários. Contudo, com o tanto de tecnologia que nos cerca hoje – smartphones, tablets e outros aparelhos eletrônicos ultra modernos – mais nossa agenda cada vez mais apertada que muitas vezes torna difícil para qualquer pessoa comparecer a todos os eventos que é convidada, dá para ficar um pouco confuso sobre o que é ou não é mais aceitável na etiqueta dos eventos corporativos. Alguns experts ajudaram o site Bizbash a montar uma lista com dicas de como se comportar bem como convidado de um evento e nós trouxemos aqui os pontos que achamos mais interessantes.

Dicas para seus convidados – as novas regras de etiquetas dos eventos corporativos

  1. Seja claro quanto ao horário
    Nunca deixe os convidados confusos quanto ao horário que devem chegar ao seu evento e prepare-se para recepcioná-los um pouquinho antes. E fica a dica para os convidados: chegar 10 minutos antes tudo bem, mais que isso poderá causar transtornos para o anfitrião, se ainda não estiver com tudo pronto para acomodar as pessoas. E chegar atrasado é grosseria, só é tolerável em casos de emergência.
  2. Informe os convidados sobre o traje
    A dica para os convidados de eventos corporativos é: o traje deve estar de acordo com o cliente e o evento. Se for em um iate, por exemplo, vista-se casualmente. Mas se for uma reunião no ambiente corporativo, se vista de acordo. Isso demonstra respeito ao cliente.
  3. Permita aparelhos eletrônicos em eventos ou reuniões
    Hoje em dia, durante uma reunião, é normal que os participantes tomem nota em smartphones ou tablets. Contanto que não estejam usando o aparelho para games, e-mails ou redes sociais, não há problema algum. Só não vale deixar no modo sonoro ou atender ligações dentro da sala. Se precisar mesmo atender um telefonema, vá para o lado de fora.
  4. Seja o primeiro a pedir bebida alcoólica
    Em eventos corporativos como almoço ou jantar, os convidados costumam pedir bebida alcoólica só depois que o anfitrião pede. Se ele não tomar a frente, a etiqueta dos eventos corporativos pede que os convidados aguardem.
  5. Ofereça credenciais
    Isso ajuda os convidados do seu evento corporativo a memorizar os nomes e empresas ou cargos dos demais. Se houver dúvidas sobre qual lado colocar a credencial: ela deve ser posta do lado direito. Quando as pessoas estendem o braço para cumprimentar outra, a linha da visão é para o lado direito dessa outra pessoa.
  6. Não monopolize o tempo de ninguém
    Em um evento corporativo de networking, é aconselhável falar no máximo 10 minutos com cada pessoa. Para não abandonar alguém sozinho, aproveite para introduzi-lo a outro convidado. Assim, todos saem ganhando.

Novas regras de etiqueta dos eventos corporativos

Resumindo: boa etiqueta em eventos corporativos nunca é demais.

Em dúvida sobre o que servir no seu próximo evento corporativo?

Se você estiver em dúvida sobre o que servir no seu próximo evento corporativo, pense no perfil do público, no tipo de evento, na sua duração, no espaço e suas limitações e possibilidades e, claro, sempre sem perder o foco do budget. Na grande maioria dos eventos corporativos, os momentos das refeições servem não apenas para alimentar e descontrair, como também para se fazer networking.

O que servir no seu próximo evento corporativo?

Que tipos de serviços podem ser oferecidos no meu próximo evento corporativo?

Café da manhã
Se o evento corporativo que você está organizando começa logo cedo, os convidados normalmente irão esperar que um café da manhã seja servido na recepção – principalmente em cidades grandes como São Paulo, em que o tráfego e a distância exigem que as pessoas saiam com bastante antecedência de casa. O serviço de buffet americano – em que as pessoas se servem e comem em pé mesmo – é uma opção prática amplamente adotada.

Brunch
Se seu evento corporativo estiver agendado mais para o meio da manhã e for se estender até o meio da tarde, você poderá servir um brunch – os alimentos e bebidas que compõem o brunch assemelham-se ao café da manhã, mas pode conter alguns itens um pouco mais pesados. Caso servir um almoço para os convidados não seja o mais conveniente para o seu evento corporativo, o brunch é uma ótima alternativa.

O que servir no seu próximo evento corporativo?

Almoço
O almoço é muito indicado para eventos corporativos longos, que começam cedo e vão até o fim da tarde ou até a noite. Nessas ocasiões, a pausa para o almoço, além de recarregar a energia dos convidados, é também a hora que as pessoas têm para conversar, trocar ideias e fazer networking de uma forma mais informal. E funciona bem, tanto faz se todos se sentarem à mesa ou fizerem a refeição de pé mesmo.

Jantar
Geralmente mais formal e requintado, o jantar é uma opção excelente para eventos corporativos que pedem uma atmosfera mais sofisticada. Pode ser um evento agendado para a noite mesmo, ou também como encerramento de um evento que aconteceu ao longo do dia.

O que servir no seu próximo evento corporativo?

Coquetel
Ideal para eventos corporativos mais curtos, à noite, e que combinem com um ar mais informal. Ou então pode preceder o jantar – os convidados vão aproveitando o momento do coquetel para fazer networking, conversar, encontrar conhecidos, antes do jantar de fato, ou da palestra, apresentação, ou outra ação que seja o foco do evento.

Coffee Break
O coffee break não tem período do dia ideal para acontecer, depende mais da duração do evento. Certamente o tipo de serviço mais adotado nos eventos corporativos em geral, os coffee breaks são aqueles intervalos em congressos, palestras, cursos, em que os convidados fazem uma pausa breve para tomar um café, chá ou suco, comer algo leve, para depois retornarem à agenda do evento.

O que servir no seu próximo evento corporativo?

Como fazer seu próximo evento corporativo inspirado nos Jogos Olímpicos

Que tal fazer seu próximo evento corporativo inspirado nos Jogos Olímpicos? Com a aproximação dos Jogos Rio 2016, e toda a agitação em torno desse evento de relevância internacional, as empresas podem embarcar nessa onda e proporcionar a seus funcionários eventos que remetam à competitividade, espírito de equipe, perseverança, coragem, e tudo mais que gira em torno dos esportes. Afinal, todas essas características têm tudo a ver com o clima corporativo, não é mesmo?

Eventos inspirados nos Jogos Olímpicos
Foto: Bizbash

Dicas para organizar um evento corporativo inspirado nos Jogos Olímpicos

  • Que tal organizar um evento esportivo entre os funcionários? Pode ser um evento contemplando alguma modalidade que faça parte dos Jogos Olímpicos, com o objetivo de integração entre pessoas de diferentes áreas, ou até mesmo com foco em metas, com um tom motivacional, fazendo referência, por exemplo, a alguma campanha de metas que esteja rolando na empresa – como uma campanha de metas de vendas. Se não houver muito espaço disponível para a organização de um evento esportivo, ou se o orçamento estiver limitado, ainda sim é possível organizar o evento – você pode considerar modalidades que não requeiram muitas necessidades, como o tênis de mesa.
  • Você também pode organizar um evento esportivo para incentivar um estilo de vida mais saudável entre os funcionários, mostrando que a sua organização se preocupa com o bem estar de todos. Com espaços para práticas esportivas, o evento pode reafirmar a importância de uma vida menos sedentária – até porque, pessoas com mais saúde têm mais disposição e energia e consequentemente rendem mais. Não só a empresa sai ganhando, como cada indivíduo em sua vida pessoal.
  • Outra ideia é trazer a temática esportiva para seu evento corporativo. Num coquetel os garçons podem ficar uniformizados como juízes de futebol, o espaço pode ser decorado com camisetas de times, bandeiras, bolas, estampando a marca da empresa ou do patrocinador, você pode colocar uma cabine fotográfica com os convidados pousando como se fossem atletas, ou trazer artistas performáticos para representar alguma modalidade. Enfim, basta a usar a criatividade!

Eventos inspirados nos Jogos Olímpicos
Foto: Bizbash

Apesar de termos tido por aqui a Copa do Mundo em 2014 e estarmos para sediar os Jogos Olímpicos de 2016, não é sempre que temos a oportunidade de vivenciar esses grandes eventos esportivos tão de perto. Por isso essa é uma ótima oportunidade para explorar a temática e produzir eventos esportivos (ou inspirados nos jogos) de arrasar!

Especialistas dão dicas de como planejar um evento livre de obstáculos

Qualquer produtor de eventos sabe que organizar um evento é sempre um verdadeiro empreendimento, independente do seu porte. Há muito com o que se preocupar, do fechamento da data, passando pelo RSVP, até a seleção do serviço de catering. Nesse processo todo, muita coisa pode dar errado. Mas, para tornar seu próximo projeto o melhor possível, especialistas dão seis dicas de como planejar um evento livre de obstáculos.

Planejando um evento de sucesso

Dicas de produtores de eventos e especialistas da área para que sua execução seja simplesmente excelente

  • Use a tecnologia para ganhar agilidade

Lindsay Weiss é diretora de produção da agência de marketing MKG, uma empresa que trabalha com marcas criando experiências e eventos inovadores para se conectar com o público. Ela listou as ferramentas preferidas da agência para o planejamento de eventos:

- Bubb.li: o app tira fotos esféricas (“bubbles”), por isso é possível reproduzir todo o cenário – muito útil, por exemplo, em uma visita técnica – incluindo som.
Dark Sky: com tanto assunto para resolver, o clima é um daqueles itens que independe do nosso controle. Mas com um aplicativo de tempo que funciona como sua estação meteorológica pessoal, permitindo ver uma análise detalhada das condições atuais, incluindo a velocidade e direção do vento, umidade, pressão e visibilidade, com direito a atualizações minuto-a-minuto, a vida do produtor de eventos fica muito mais fácil.
Spotify: se o budget do cliente não consegue absorver a contratação de um grande DJ ou uma apresentação ao vivo, com esse app o produtor de eventos pode organizar playlists específicas para o grande dia. E, como plus, que tal compartilhar a playlist com os convidados, como forma de agradecimento pela participação, e de quebra ainda estender a vida útil do evento?
TINT: um app para engajar audiências. Esse é o papel desse aplicativo, que pode ajudar a divulgar nas redes sociais eventos, conferências e campanhas de marketing, e até mesmo fazer transmissões ao vivo.
Event Farm: ótima ferramenta para o envio de convites customizados, cadastro em eventos e check-ins, e até mesmo para venda de ingressos.
Google Maps: já pensou em usar o Google Maps para se familiarizar com os arredores do local do evento? Assim o produtor de eventos pode saber onde fica a papelaria mais próxima, a farmácia, os restaurantes e bares.

  • Comunicação é fundamental

A comunicação entre os envolvidos na organização de um evento é fundamental para que tudo corra bem. Kate Mider, gerente de contas da C3 Presents, comentou que fazem reuniões semanais para se certificar de que todos os departamentos – da criação e marketing ao operacional – estão alinhados. Ao organizar um evento, há sempre a chance de fatores inesperados surgirem, mas se todos se comunicarem com antecedência será mais fácil se adaptar e lidar com qualquer situação.

  • Crie propriedades

Richard Aaron, presidente do BizBash, tem muita sabedoria para transmitir sobre planejamento de eventos. Ele lembra a importância de se estruturar eventos de forma que designem propriedade. “Há seis zonas para eventos em Nova Iorque e a pessoa responsável deve possuir tudo nessa área – cada fornecedor dessa zona, cada relacionamento de um patrocinador”, ele diz.

  • Incorpore as mídias sociais e facilite o compartilhamento

Emily Gannett, co-fundadora e presidente da IRL Productions, recomenda tornar o compartilhamento simples: “inclua o Twitter, hashtags e informações sobre as outras redes sociais no convite; adicione-os nos menus dos bares, nos guardanapos das bebidas (impressos com a marca do cliente) e na cabine de fotos instantâneas. Deixe que os convidados saibam como podem compartilhar, onde estão e o que estão fazendo.”

  • Espere – e planeje para – o inesperado

Por mais que um evento esteja sendo bem organizado, o inesperado sempre pode acontecer. Considere os seguintes conselhos para lidar com as mais diversas variáveis:

- Temperatura local: para Gannett, “ao escolher um espaço, não se esqueça de perguntar sobre a temperatura. Espaços de festa são diferentes com centenas de pessoas dentro; sempre perguntamos se os espaços ficam quentes demais e, se sim, alugamos ventilador ou aparelhos de ar-condicionado adicionais”.
– Tempo: ela também recomenda organizar tudo com tempo extra, para todos os processos de entrega.
– Clima: ela diz “seja providenciando aquecedores para um evento ao ar livre com chances de esfriar, ou aparelhos de ar-condicionado industriais, no caso de um dia muito quente, ou só por tranquilidade requisitar uma quantia de guarda-chuvas para o caso de chover, é bom ver que todos os detalhes foram pensados”.
– Budget: Weiss recomenda manter um fundo de emergência.

  • Faça conexões significativas e trate bem as pessoas

O conselho principal de Aaron para produtores de eventos é: “trate as pessoas bem, mesmo quando as coisas derem erradas”. A gentileza é essencial para que as pessoas queiram fazer tudo por você.

Maneesh Goyal, fundador e presidente da MKG e Live In The Grey, reforça a importância de se construir conexões reais para o bem do evento. “Do pessoal da limpeza às celebridades, e todos no meio, sabemos que as conexões têm valor inestimável”. Não basta ter os contatos das pessoas na agenda do telefone – é preciso “sabermos o que cada um está fazendo. Sabermos que em caso de emergência, poderemos falar com quaisquer dessas pessoas (e fornecedores), e eles trabalharão ao nosso lado para resolver o nosso problema”.

 

Esperamos que essas dicas de como planejar um evento livre de obstáculos possam te ajudar no seu próximo desafio.

A i2 Produções é uma empresa especializada em planejamento e organização de eventos.

*Baseado em artigo do Mashable.

Dicas para criar um evento corporativo memorável

Preparamos uma lista top com dicas para criar um evento corporativo memorável (ou qualquer outro tipo de evento). Quem trabalha com organização de eventos sabe que tudo pode acontecer, seja na preparação do evento, ou enquanto ele acontece. Saber trabalhar com o imprevisível é uma arte, mas dá para escapar das armadilhas do acaso com um bom planejamento e muita organização.

Dicas para criar um evento corporativo memorável

Todos nós já fomos a muitos eventos – de festas de aniversário a casamentos, passando por inaugurações, shows e até, claro, a festa da firma! Alguns desses eventos nós desejamos nunca mais ter que ir novamente, ou vamos por pura obrigação, enquanto em outros casos esperamos ansiosamente pelo próximo convite. E, obviamente, quando nós vamos organizar um evento, queremos que ele faça parte desses eventos que dão vontade de quero mais, os tais eventos memoráveis.

Daí você pode se perguntar: e um evento corporativo, muitas vezes não tão descolado ou com um grau de seriedade maior, ele também pode ser memorável?

Dicas de como organizar um evento corporativo

O que torna um evento corporativo memorável – veja as dicas

Eventos corporativos não só podem, como devem, ficar na cabeça das pessoas. E para conseguir um que realmente atinja seus objetivos, envolva os convidados e supere expectativas, existem algumas dicas simples, porém imbatíveis, que irão torná-lo memorável. Tudo depende de um ótimo planejamento e uma grande execução.

  • Determine objetivos claros: responda perguntas como: ‘o que os envolvidos esperam desse evento?’, ‘qual a razão da existência desse evento?’. Antes de começar o planejamento é importante ter um briefing claro, que pode ser conseguido em reuniões, através de pesquisas ou até mesmo falando com pessoas que tenham organizado o mesmo evento anteriormente, se for o caso. É interessante também saber de seus parceiros e fornecedores se eles já fizeram eventos similares e como foi. Informações desse tipo irão te ajudar a determinar objetivos, criar o planejamento e avaliar melhor os resultados. Tente mensurar o estilo do evento e o público, para então começar a pensar no tema.
  • Organize a logística: o cronograma é outro item essencial para o sucesso da organização de um evento – desde o início até o envio do e-mail de agradecimento, tudo precisa ser pontuado para se ter uma ideia de quanto tempo cada fase do projeto levará. Aproveite essa fase para fazer o checklist, o orçamento completo e delegar as tarefas de cada integrante da equipe.
  • Pense na divulgação: muita gente foca tanto na organização do evento corporativo que se esquece de uma parte fundamental que é a divulgação, e acaba fazendo uma comunicação fraca. Considere enviar e-mails de lembrete do evento, por exemplo, para que as pessoas se agendem com antecedência e saibam da importância de participar. Se for o caso, faça uma campanha nas redes sociais, coloque em newsletters, ou utilize os espaços físicos da empresa, como murais. Uma comunicação criativa irá certamente envolver os convidados antes mesmo do evento em si. Após o evento não se esqueça de mandar um cartão de agradecimento, seja on ou offline.
  • O evento: Chegou o grande dia! Reserve tempo suficiente para preparar tudo sem estresse e, se ocorrer algum imprevisto, não perca a calma. Delegue funções caso algo precise ser resolvido com urgência. Certifique-se que tudo anda conforme o cronograma – que, aliás, deve prever uma margem de tempo para eventuais acontecimentos.
  • Avalie: o evento acabou, mas o trabalho não! Peça um feedback dos convidados, parceiros e fornecedores. Tente saber o que foi bom e o que pode ser melhorado para seu próximo evento corporativo. Se houve divulgação nas redes sociais, analise como foi a repercussão. Essas informações irão dar mais ideias para eventos corporativos futuros, para serem ainda mais marcantes.

Evento corporativo Allianz Seguros - Etapa Brasil de F1 (2014)

Agora que você conferiu nossas dicas para criar um evento corporativo memorável, saiba que esses são os ingredientes para deixar os convidados com gostinho de quero mais!